文書保管サービスとは、契約書や決裁文書等のビジネス文書保管を代行してもらえるサービスです。
企業等事業者は日々の活動に伴ってビジネス文書が蓄積されてくほか、経理書類、登記文書、株主情報や知財など法律によって保管期間を求められる書類も増え続けていきます。
一方で、企業等事業者が文書を保管できるスペースには限りがあるため、閲覧頻度の低くなった書類や法定保存期限が近づいた古い文書は社外で保管しようという企業が増えています。
文書保管サービスを上手に活用すれば、コスト削減、省スペース化、情報の冗長化、セキュリティアップ等様々な恩恵もあります。
文書保管サービスは、サービス会社によって利用できる機能や料金、立地は様々ですので、委託を検討する際は複数のサービスを比較検討のうえ、判断すると良いでしょう。
書類用途や入出庫頻度など、書類特性や量に適した方法で保管します。
保管形式は箱・フォルダー・ファイルなどが一般的です。保管スペース削減やリスクマネジメントをすることが出来ます。
文書改ざんや情報漏洩を防ぐため、専用倉庫や人感センサー・指紋認証システム・24時間監視カメラ・入室制限などを用いることで、高セキュリティー下にて保管・管理可能としたサービスです。機密文書や個人情報などの保管に適しています。
Webシステムで依頼・ログ管理・承認ワークフローなど、一貫管理を行うことが出来ます。
紙面書類をデータ化することで、Webブラウザから閲覧も可能です。
安全確実に集配できるよう、空調設備・GPS・施錠・高強度などといった保管ケースや専用輸送にて専用スタッフが集配を行います。
365日24時間体制で緊急集配や、定期集配など頻度も様々です。
自然災害・感染症蔓延・テロ・事件・事故といった予測不可能な事態に備え、立地・免振耐震設計・防火・文書のバックアップ・分散保管など様々な管理システムによって、文書の破損紛失から守ります。BCPへの対応にも繋がります。
保管期限満了の文書や、日常的に発生した不要書類などの廃棄を行います。専用の回収方法にて安全に廃棄工場へ運ばれ、確実に破砕・溶解処理されます。
廃棄後は証明書が発行されます。
委託を検討されている業務内容について教えて下さい。
ご要望がまとまっていない場合でも、専門のコンシェルジュが適切にリードします。
ご相談内容を踏まえ、適切な文書保管会社を選抜致します。
手配社数についてご希望があれば、お申し付けください。
文書保管会社から案内が入ります。
サービス内容、料金、業務範囲等を確認いただき、委託の実施や委託先の選定の参考としていただけます。
お客様の資産である機密書類の保管のみならず、引取から廃棄までトータルしたサービスをご提供致します。
保管コストの削減や業務効率の向上に必ずやお役立て頂けると思います。
トナミホールディングスの物流事業子会社として一般区域や一般倉庫、文書保管を行っております。
文書保管の集配については当社配送員がお客様のお手元まで伺うサービスを提供しております。
セキュリティを重視した警備会社が運営する日本初のデータ保管サービス。
都心との同時被災を防ぐ距離に立地し、保管から廃棄までオンラインでのオーダー受付可能。安全で確実なサービスは大変好評を頂いております。
機密文書の保管はTDCへお任せください。
ドキュメント関連のトータルサービスをサポートいたします（保管から配送及び電子化、廃棄処理）。
TDCだから安心・安全
●各種認証取得 「プライバシーマーク」「ISO27001」
●万が一の補償として、個人情報漏洩保険も付保。
●万全のセキュリティ体制（生体認証・ICカードシステム、監視カメラ、GPS機能など）
社内文書のペーパーレス化を進めているのですが、一方で紙で保管しつづける必要がある書類もあることから文書保管サービスの利用を検討しています。
これまでの紙の資料は全て段ボールに格納しており、20平米程のスペースに段ボールが3段積まれているほどの量です。
初めて文書保管サービスの利用を検討するため、比較ポイントがよくわかりません。
文書保管サービスへの資料請求とともに、第三者の立場として貴社のアドバイス等があれば聞かせていただきたいです。
ご連絡お待ちしています。
弊社グループにおける事業再編に伴って廃止した事業にかかる法定保管期限未了の契約書等文書の管理に悩んでいます。
社内に置いておく場所もなく、確認することも滅多になくなることから、外部の文書保管サービスの利用を検討しています。
保存場所に希望はありませんので、とにかく価格重視で探しています。
相見積もりを希望しますので手配を進めていただけますでしょうか。
1年に1度文書の入出庫可能な文書保管代行サービスの利用を検討しています。
保管をお願いしたい文書類は、人事関連・総務関連・経理財務関連の書類になります。
毎年段ボール2～3箱ずつ増加し、現時点では50箱程度の量があります。
サービスや価格の比較検討をしたいので複数社の資料をお願いします。
具体的に費用面では、初期費用・月額費用・入出庫料・配送料・溶解処理料と、サービス内容面では、箱サイズ・倉庫の場所・ミニマムロット・手続き方法・支払方法・セキュリティが分かるようにお願いします。
機密文書保管先の変更を検討しています。
委託規模としては、保管箱1,500箱です。
毎年100箱が新規入庫となり、代わりに古いストック100箱が廃棄となります。
なお、変更先に期待していることは、Webを通じて保管文書の管理が出来るようになることです。
具体的には依頼から廃棄・保管台帳・廃棄の際の承認をWebで指示できるようにしたいと考えています。
おすすめの文書保管サービス会社を教えてください。
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