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個人情報保護方針
当社は、多様化した企業向けの各種製品・サービスを導入、利用しようと検討している「相談者」に、お客様の視点からアドバイスをするコンシェルジュサービスを通じて、相談者様やご紹介先である企業担当者様、そしてコンシェルジュである従業者の各個人情報について、重要かつ守秘性の高いものであることを認識し、適切に取り扱っていきます。すべての個人情報を適切に保護することを社会的責務として定め、そのためのルール及び体制を「個人情報保護マネジメントシステム」として構築し、個人情報保護の活動に取り組んでいきます。
1. 個人情報の取得・利用・提供について
上記の事業内容及び事業規模を考慮して、適切に個人情報を取得するとともに、予め定めた利用目的の範囲内でのみ個人情報を取り扱い、目的を超えた個人情報の利用はいたしません。また、個人情報を本人の同意なくして第三者に提供をいたしません。そのための措置を講じます。
2. 法令等の遵守について
個人情報を取り扱う上で、個人情報保護法をはじめとする個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針、条例、その他の規範を確認し、遵守します。
3. 個人情報保護のための安全対策の実施について
個人情報を適切に安全且つ適切に取り扱うことを確実にするため、「個人情報保護マネジメントシステム」としての管理体制を整備し、従業者一人ひとりへの教育を通じて、個人情報の滅失、破壊、改ざん、毀損、漏洩等の予防に努めます。また、日々の確認、内部監査等を通じて、不備があった際には早期に検出するとともに、原因を精査し、またそのための是正措置を講じます。
4. 個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談
個人情報の取り扱いに関する苦情、相談等に対して、受付窓口として「個人情報保護受付窓口」を設置し、遅滞なく、速やかに対応を行います。
5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
当社の経営環境はもちろんのこと、社会情勢の変化や情報技術の進歩等に対応した個人情報保護を実現するため、定期的に「個人情報保護マネジメントシステム」を見直し、継続的な改善に努めます。
代表取締役社長 芹澤英彦
制定日：2008年5月9日
改定日：2015年10月27日
| 本方針、また当社が取り扱う個人情報についてのお問合せは下記にて承ります。 【個人情報保護受付窓口】 電話：03-5758-6097 (平日9：30～19：30） 電子メール：privacy@otoiawase.co.jp |
個人情報に関する公表事項
当社が保有する個人情報の利用目的について
本人もしくは取引先等を通じて当社が取得する個人情報の利用目的は下表になります。利用目的の通知を希望の方は下記表をはじめにご確認ください。また「開示対象」と付記された個人情報は、本人または代理人の方が開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求をすることが可能な個人情報となります。自己の個人情報について、開示等を希望される場合は、表以降のご請求手続きを確認の上、お問い合わせください。
| 保有する個人情報 | 利用目的の範囲 |
|---|---|
| お問合せ頂いた方の個人情報 [開示対象] |
・お問合せに対するコンシェルジュからのご回答 ・本サービスに掲載されている企業及びサービスを提供している企業への資料請求等の各種問合せ情報の提供 （提供先の企業担当者から直接、ご本人様へ連絡があることがあります） ・当社発行の「月刊コンシェルジュ」に関する電子メールまたは郵便での情報の提供のため ・本サービスの運営上必要な事項の連絡やメンテナンスなど重要なお知らせなどの連絡 |
| 掲載企業のご担当者情報 [開示対象] |
・お問合せ案件に関するご連絡 ・本サービスの運営上必要な事項の連絡やメンテナンスなど重要なお知らせなどの連絡 |
| 掲載企業を含む取引先様全般 [開示対象] |
・業務上の連絡、業務関連資料の送付 ・年賀状等の儀礼 |
| 応募者情報[開示対象] | 弊社が必要とする人材の採用判断及び採否通知 |
| 在職者情報[開示対象] | 人事管理業務、業務の連絡、ホームページ等での公開 |
| 退職者情報[開示対象] | 退職者の人事管理業務、懇親等の必要に応じた連絡 |
個人情報の開示等のご請求に応じる手続き
個人情報の開示等のご請求は、本人または代理人の方のみが行えます。請求者が本人であり、書面での回答が不要な場合は、はじめに下記の当社受付窓口まで個人情報の開示等の希望の旨を申し出ください。本人の個人情報を特定した後、当社の保有情報に基づき、コールバックまたは電子メールいずれか本人の希望する方法で、請求内容の手続きを速やかにいたします。
請求者が代理人の方、もしくは書面による回答をご希望の場合は、個人情報の開示等の申し出を書面でのみ受け付けています。当社受付窓口まで「個人情報お問い合わせ申請書」の送付の希望を申し出いただき、到着後、必要事項をご記入の上、同書に記載の本人確認資料と、利用目的の通知及び個人情報の開示を希望の場合に限り手数料として1,000円分の切手を同封の上、再度、当社受付窓口まで郵送ください。詳細はお問い合わせ時にご説明させていただきます。なお、到着から5営業日以内を目処に速やかに対応させていただきます。
※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。
いずれの方法でご請求いただいた場合でも、法令等の規定により開示等の請求に応じられない場合には、開示等への対応が出来ませんのでご容赦下さい。応じられない場合について、理由をご説明させていただきます。
【開示対象個人情報の申し出先】
【認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先】 |
個人情報の取扱体制や講じている措置の内容
1) 基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
3) 組織的安全管理措置
①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
4) 人的安全管理措置
①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
②個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
5) 物理的安全管理措置
①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
6) 技術的安全管理措置
①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
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