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e-文書法とは
2005年に施行された法律で、商法や税法など従来の法令により民間事業者等に対し書面での保管が義務づけられている文書について、電子データでの保存が容認されました。
元より電子データとして作成された文書のほか、書面にて作成された文書をスキャンしたイメージデータについても、定められた要件を満たせば正規の文書として認められるようになりました。
書面や帳簿の保管にかかる諸費用や負担が軽減され、IT化による業務効率化を図ることで、生活の向上や経済の発展に寄与することを目的としています。
正式には
e-文書法は、以下の2つの法律の総称で、電子文書法ともいいます。
・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律（通則法）
・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律（整備法）
（ワンポイント）
・通則法とは？
関連する法律を個別に改正することなく、個々の法律を改正したものと同様の意味を持たせる法律です。紙文書の保存義務は、様々な監督省庁に分かれ、251の法律で規定されています。それらについて一括で電子化を認める法律になります。
・整備法とは？
通則法だけでは対応しきれない事項等を補う内容が定められています。
対象文書について
e-文書法が適用される251本の法律で保存義務が定められている文書で、原則としてすべての文書が対象です。
【法定保存文書の一例】
・人事関係：雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類
・総務関係：株主総会議事録・総会議事録の謄本
・医療関係：診療録、手術記録、病院日誌、処方せん、調剤録
・建設関係：帳簿・帳簿の添付書類・営業に関する図書
・国税関係：領収書、契約書、請求書、納品書、見積書、注文書、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、棚卸表、貸借対照表、損益計算書
【対象外となる文書】
以下のとおり一部例外もあります。
・緊急時に即座に見読可能な状態にする必要があるもの（船舶に備える安全手引書など）
・現物性が極めて高いもの（免許証、許可証など）
・条約による制限があるもの
電子化保存の要件
紙文書の電子化保存をする際に求められる要件は、文書によって異なりますが、以下の4種類があります。
【見読性】e-文書法の対象となる文書すべてに求められる要件
必要に応じて、パソコンのディスプレイに表示させ、プリントアウトすることができ、明瞭に確認できることを求められます。
【完全性】国税関係や医療情報関係に求められる要件
データの改変や消去の抑止措置が取られ、改変や消去があったか否かを確認できるなど証明力の確保が求められます。
【機密性】法的な保存要件としては求められていない状態
アクセスを許可されていないものからの不正アクセスを抑止する措置を取ることを求められます。
【検索性】国税関係で求められる要件
必要に応じてデータを検索して引き出せるよう、体系的に構成されていることを求められます。
（ワンポイント：国税関係書類について）
e-文書法で電子化保存が容認された文書のうちの半数を占める国税関係書類は電子帳簿保存法が適用されますが、その中では電子化保存の要件は「真実性」と「可視性」とされています。「真実性」は上記の完全性に該当し、「可視性」は見読性と検索性に該当します。
電子化保存を行う場合は、それぞれ適用される規定を確認したうえで検討・実施することが求められます。
（ワンポイント：電子帳簿保存法とは？）
財務省・国税庁が管轄する法律のみを対象とした文書電子化のための規定で、1998年に施行されました。会計システムや販売システムなどのシステム上で国税関係帳簿書類の電子データ保存が可能になりましたが、紙のデータをスキャンして保存することは考慮されていませんでした。2005年のe-文書法の施行に伴って電子帳簿保存法も改正され、紙の国税関係書類（決算関係書類を除く）を、スキャナで取り込み、電子ファイルとして保存することが認められるようになりました。
紙文書の保管が必要なもの
損益計算書や貸借対照表など、企業決算にかかわる一部の重要書類は法の対象から外されているため、引き続き紙文書としての保管が義務づけられています。
データスキャニングサービスの活用について
e-文書法で電子化保存が容認された文書のスキャニングのほかにも、法令による保存義務のない紙文書もオフィスにはたくさん存在すると思います。e-文書法の対象ではないので、電子化に求められる要件はありませんが、記録として適正に保管するための参考にすることができます。
紙文書をスキャニングすることで、保管コストやスペースの問題を解決できるほか、紙のままでは難しかった情報の検索や共有が簡単にできるだけでなく、アクセス権限設定やログ管理といった情報セキュリティも強化できます。
ビジネス文書・ファイルや、名刺、図面など、さまざまな紙文書に対応できるデータスキャン代行サービスのご利用をご検討の際は、お気軽にご相談・お問合せ下さい。
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